Dados e programas que deveriam ser descartados podem não chamar tanta atenção quanto, por exemplo, equipamentos obsoletos que ocupam espaço físico valioso. Contudo, são um problema maior do que parece à primeira vista.

Eles fazem parte daquilo que chamamos de “desperdício digital” (“software and data waste”), e podem prejudicar sua organização de várias maneiras.

Parasitas virtuais

Pense em um smartphone recém-comprado.

Ele vem cheio de aplicativos de que você provavelmente não precisa – os famosos “bloatwares”. Ocupam armazenamento e memória, atrapalham o uso do equipamento e, dependendo do caso, podem até reduzir sua vida útil.

Apesar disso, muitos usuários nem se dão ao trabalho de desinstalá-los. O problema permanece, e suas consequências vêm com o tempo.

Agora imagine esta situação em larga escala.

Uma empresa com servidores e equipamentos entupidos de programas e dados que, se fossem deletados ou substituídos, não fariam falta alguma.

Com o passar do tempo, o cenário se agrava: a organização compra mais softwares do que precisa; fornecedores “empurram” programas complementares, ou vendem apenas pacotes (de modo que o cliente não possa comprar softwares individuais); durante fusões ou aquisições, programas com funções idênticas permanecem instalados…

O chamado software landscape (“cenário de software”, em tradução livre) se torna mais complexo e difícil de organizar. A empresa gasta mais recursos (armazenamento, energia, tempo) do que precisaria se não houvesse tanto desperdício digital.

Naturalmente, há soluções.

5S digital

Existe uma metodologia japonesa muito conhecida no mundo empresarial chamada 5S, baseada em 5 princípios:

• Seiri (Utilização): Separar o necessário e o desnecessário;
• Seiton (Organização): Colocar cada coisa em seu devido lugar;
• Seiso (Limpeza): Limpar e cuidar do ambiente de trabalho;
• Seiketsu (Padronização): Criar normas/padrões;
• Shitsuke (Disciplina): Incentivar uma colaboração, em que todos ajudam no processo.

Muitas pessoas buscam aplicar o 5S apenas em ambiente físico, organizando seus locais de trabalho. Contudo, diante da crescente digitalização do mundo, é seguro dizer que esta metodologia funciona muito bem em ambientes digitais.

Antes, porém, é importante “preparar o terreno”.

Um dos maiores obstáculos para o combate ao desperdício digital é a falta de “tagueamento” de softwares e dados: quando não se sabe a quem determinado programa ou dado pertence, não há como saber se é seguro deletá-lo.

Assim, fazer uma varredura e definir (ou descobrir) quem é o responsável por cada software ou dado é o primeiro passo para simplificar o landscape.

Feito isso, é preciso realizar quatro grandes conjuntos de tarefas:

• Deletar os dados e programas que não são mais necessários;
• Unificar os dados redundantes;
• Escolher, entre os programas que têm a mesma função, qual será mantido;
• Atualizar ou deletar aplicações obsoletas.

Dependendo da situação da empresa, este projeto pode ser longo e complexo.

Contudo, não há dúvidas de que será extremamente benéfico, já que:

• Haverá menos custos com armazenamento;
• As informações serão encontradas mais facilmente;
• O ambiente digital ficará mais seguro com as atualizações;
• Os processos serão otimizados com a simplificação do cenário.

Finalmente, é preciso ter disciplina para evitar más práticas como a compra de softwares desnecessários, a desorganização de dados, etc.

Cumprindo estas etapas (que podem ser classificadas dentro da metodologia 5S), sua organização só tem a ganhar.

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