Quando se fala em robôs, as pessoas normalmente pensam em máquinas físicas, como aquelas que vemos nas fábricas ou em filmes de ficção científica. No universo da TI, porém, os robôs são virtuais – e até mais versáteis do que os feitos de metal.

Eles são a essência da chamada RPA (Robot Process Automation, ou Automação Robótica de Processos), uma prática que ajuda empresas dos mais diversos segmentos a ser mais eficientes e produtivas.

O que é e para que serve RPA

A RPA, como o nome sugere, é o uso de robôs para automatizar a realização de processos. Esses robôs digitais (bots) podem realizar atividades como inserir dados em sistemas, processar transações, responder a consultas, gerar relatórios etc. com pouca ou nenhuma intervenção humana.

Por meio da RPA, é possível aumentar a eficiência operacional, diminuir a ocorrência de erros e liberar os funcionários para focar em atividades mais estratégicas e criativas. Com isso, as organizações reduzem custos operacionais e aumentam a velocidade e a precisão das operações, resultando em um melhor serviço ao cliente e maior competitividade no mercado.

As bases da RPA

Implementar essa prática envolve 5 etapas básicas:

1. Identificação de tarefas: Primeiro, são identificadas as tarefas manuais que podem ser automatizadas. Normalmente, são tarefas repetitivas, baseadas em regras e com alto volume de dados. Exemplos incluem entrada de dados, processamento de faturas e extração de informações de e-mails.
2. Desenvolvimento dos robôs: Em seguida, desenvolvem-se os bots que irão executar essas tarefas. Eles são programados para interagir com os sistemas e aplicativos da mesma forma que um humano faria. Isso pode envolver a programação em linguagens de script ou o uso de ferramentas low-code em plataformas de RPA.
3. Configuração e testes: Os bots são configurados para se integrar aos sistemas existentes. Essa fase envolve testes rigorosos para garantir que os robôs executem as tarefas conforme o esperado, identificando e corrigindo quaisquer erros ou ineficiências.
4. Execução e monitoramento: Após a configuração, os robôs começam a executar as tarefas automaticamente. Dependendo do caso, eles podem funcionar 24/7, garantindo que as atividades sejam concluídas rapidamente e sem erros.

O desempenho dos robôs é monitorado para garantir que estejam funcionando corretamente e para fazer ajustes quando necessário. Existem ferramentas de monitoramento para acompanhar a performance dos bots em tempo real e gerenciar possíveis problemas.

5. Manutenção e atualizações: À medida que os processos da empresa mudam, os robôs de RPA também precisam ser atualizados. Isso pode incluir ajustes nos scripts, adição de novas funcionalidades ou integração com novos sistemas. A manutenção contínua é crucial para garantir que os robôs continuem a operar de maneira eficiente e eficaz.

Inteligência Artificial + RPA

Os bots tradicionais de RPA, embora muito eficientes, também tendem a ser bastante limitados. Afinal, sua configuração só permite que eles executem tarefas simples e que não exijam nenhum tipo de análise. Nos últimos anos, porém, o cenário tem mudado graças aos avanços da Inteligência Artificial (IA).

A IA expande o leque de possibilidades dos bots por meio de três elementos:

– Processamento de Linguagem Natural (NLP): Permite que os bots compreendam e processem linguagem humana. Isso é especialmente útil para automatizar uma variedade de tarefas que envolvem interações em linguagem natural, como respostas a e-mails, consultas de clientes, processamento de documentos e transcrição de chamadas.

– Machine Learning (ML): Dá aos robôs a capacidade de aprender com os dados e melhorar suas operações ao longo do tempo. O ML pode ser utilizado para prever demandas, otimizar processos logísticos e personalizar ofertas de marketing, proporcionando uma automação mais inteligente e adaptativa.

– Visão Computacional: Utiliza algoritmos avançados para interpretar imagens e dados visuais, permitindo automações em tarefas como extração de informações de documentos digitalizados. Um exemplo de uso é analisar faturas digitalizadas para extrair dados importantes, como valores e datas, verificando a precisão e consistência desses dados para garantir que atendam aos padrões de qualidade e conformidade da empresa.

A combinação de RPA com IA possibilita a automação de processos mais sofisticados, resultando em operações mais ágeis e versáteis. É a chamada “hiperautomação”.

Quais os maiores benefícios da RPA?

A RPA traz vários benefícios significativos para as organizações. Um dos principais é o aumento de eficiência: como robôs podem trabalhar ininterruptamente, as tarefas são concluídas mais rapidamente e com maior precisão, evitando erros e atrasos.

Outro benefício é a redução de custos, que se deve tanto à diminuição de erros quanto à melhor alocação de recursos – já que, com a ajuda dos bots, os profissionais podem focar em atividades de maior valor agregado.

A escalabilidade é um ponto forte da RPA: à medida que a demanda aumenta, novos robôs podem ser implementados rapidamente para gerenciar a carga adicional, sem a necessidade de contratar mais funcionários.

Finalmente, a RPA pode ajudar em ações de Business Intelligence (BI) ao processar e analisar grandes volumes de dados. Com as informações em mãos, os gestores têm mais fundamentos para tomar decisões.

Casos de uso de RPA

A RPA pode ser aplicada em uma vasta gama de indústrias e funções empresariais. Estes são apenas alguns dos muitos casos de usos possíveis:

– Setor Financeiro: Automação de reconciliações bancárias, processamento de faturas e gestão de contas a pagar e receber. Os robôs podem extrair dados de documentos financeiros, comparar registros de transações e identificar discrepâncias automaticamente. Isso não só economiza tempo, como também reduz a ocorrência de erros que podem resultar em problemas financeiros.

– Recursos Humanos: Automatização de processos de recrutamento, integração de novos funcionários e gestão de folha de pagamento. Por exemplo, um robô pode filtrar currículos, agendar entrevistas e enviar e-mails de boas-vindas aos novos funcionários. Na gestão da folha de pagamento, os bots podem calcular salários, deduções e gerar relatórios de pagamento, garantindo que todos os funcionários sejam pagos corretamente e no prazo.

– Atendimento ao cliente: Resposta automática a consultas, processamento de pedidos e gestão de tickets de suporte. Um robô pode ser programado para responder a perguntas frequentes, direcionar clientes para as informações corretas ou mesmo resolver problemas básicos sem a necessidade de intervenção humana. Isso melhora a experiência do cliente, garantindo respostas rápidas e precisas.

– Saúde: Processamento de pedidos de seguro, gestão de registros de pacientes e agendamento de consultas. Os robôs podem ajudar a automatizar a entrada de dados dos pacientes, a atualização de registros médicos e até mesmo a coordenação de calendários para agendar consultas. Isso torna o fluxo de trabalho mais eficiente e reduz o tempo de espera para os pacientes.

– Logística e cadeia de suprimentos: Monitoramento de inventário, processamento de pedidos e rastreamento de envios. A RPA pode automatizar a atualização de registros de estoque, gerenciar pedidos de reabastecimento e acompanhar o status das remessas em tempo real. Isso ajuda a evitar interrupções na cadeia de suprimentos e garante que os produtos sejam entregues no prazo.

– Setor jurídico: Revisão de contratos, pesquisa de jurisprudência e preparação de documentos legais. Robôs podem analisar grandes volumes de documentos jurídicos, extrair informações relevantes e até mesmo preparar esboços de contratos ou outros documentos legais, permitindo que os advogados se concentrem em tarefas mais complexas e estratégicas.

Erros comuns na implementação de RPA

Para extrair o potencial da RPA, é importante evitar certas armadilhas.

Uma delas é a falta de planejamento adequado. Sem um plano claro, o risco de a implementação falhar é alto: a empresa pode escolher tarefas inadequadas para automação, desperdiçando tempo e esforço; a falta de objetivos e metas pode levar a expectativas irreais; e, sem um roteiro bem definido, a automação pode ser mal executada e ter sérias falhas operacionais.

Automatizar processos errados pode resultar em desperdício de recursos e esforços, especialmente se os processos forem mal definidos ou muito complexos. Para evitar esse problema, o ideal é começar automatizando processos simples, repetitivos e baseados em regras, realizando uma análise de viabilidade para identificar os processos que realmente se beneficiarão da automação e priorizando aqueles que terão o maior impacto em termos de eficiência e economia de custos.

Outro erro comum é a negligência com a manutenção. A RPA não é uma solução de implementação única: os bots precisam ser atualizados continuamente, de modo que estejam alinhados com os processos empresariais e os sistemas de TI. Além disso, é preciso monitorar o desempenho dos bots e o impacto na eficiência operacional com base em indicadores bem definidos.

Também é importante adequar a cultura organizacional antes de dar início à RPA: a automação pode causar ansiedade entre os funcionários, especialmente se eles temem que seus empregos estejam em risco.

Para evitar isso, é crucial comunicar claramente os objetivos e benefícios da RPA para toda a organização, envolver os funcionários desde o início e obter seu feedback, além de oferecer treinamento e oportunidades de desenvolvimento para que eles possam se adaptar às novas funções e responsabilidades.

O futuro da RPA

À medida que a RPA continua a evoluir, várias tendências emergentes estão moldando o futuro dessa tecnologia, como:

Automação cognitiva

A automação cognitiva é uma extensão da RPA que envolve o uso de tecnologias como NLP (Natural Language Processing, ou Processamento de Linguagem Natural) e reconhecimento de padrões para entender e processar dados não estruturados. Isso permite que os robôs automatizem tarefas que anteriormente exigiam intervenção humana, como a análise de documentos legais, a extração de informações de e-mails e a compreensão de consultas em linguagem natural.

RPA na Nuvem

A adoção de RPA baseada em nuvem está crescendo, proporcionando maior flexibilidade, escalabilidade e acessibilidade. Soluções de RPA na nuvem permitem que as empresas implementem e gerenciem robôs de automação de forma mais ágil e econômica, sem a necessidade de uma infraestrutura de TI robusta. Isso facilita a integração com outros serviços em nuvem e permite que as organizações escalem suas operações de automação conforme necessário.

Democratização da RPA

Ferramentas de RPA estão se tornando mais acessíveis e fáceis de usar, promovendo a democratização da automação. Plataformas com interfaces intuitivas e funcionalidades low code permitem que usuários não técnicos criem e gerenciem robôs de automação. Com isso, funcionários de diferentes áreas da empresa podem participar da transformação digital, acelerando a adoção da RPA e ampliando seus benefícios.

RPA assistida por voz

Com os avanços na tecnologia de reconhecimento de voz, os robôs de RPA estão começando a incorporar comandos de voz. Isso permite que os usuários interajam com robôs por meio de comandos de voz, tornando a automação ainda mais intuitiva e acessível. Essa tendência está facilitando a automação de tarefas em ambientes onde o uso de teclado e mouse não é prático, como operações de campo e atendimento ao cliente.

A RPA, especialmente quando combinada com tecnologias de IA, tem o poder de acelerar a transformação digital das organizações. Porém, isso exige um planejamento cuidadoso e uma implementação estratégica.

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