Saber quando iniciar um projeto é um fator-chave para o sucesso do seu negócio – porém, poucas empresas desenvolvem essa estratégia. Se você iniciar um projeto muito cedo, por exemplo, há grandes chances de que ele perca seu prazo. Por isso, é muito importante decidir quando investir os recursos escassos de sua empresa em um projeto. Isso é de extrema importância estratégica – e ainda assim, por incrível que pareça, não há uma forma de definir quando “chegou o momento certo”.
Um exemplo disso é a criação do Iphone. Ela foi sugerida pela primeira vez a Steve Jobs em 2001. Ele adorou a ideia, especialmente a possibilidade de perturbar o setor de telecomunicações, uma das indústrias mais lucrativas e de crescimento rápido na época. Mas apesar disso, ele se recusou a lançar um projeto naquele momento.
Jobs deixou claro para sua equipe que gostaria que se dedicassem a duas prioridades estratégicas: desenvolver o iTunes e consolidar o iPod como o novo gadget para ouvir música. Ele designou alguns engenheiros para explorar ainda mais o conceito de smartphone, para construir alguns protótipos. Só em 2004, três anos após a proposta inicial, um projeto oficial foi estabelecido. Isso reforça a ideia de que é difícil ter uma definição sobre o início de um projeto.
Aplicando o Modelo Curva S ao desenvolvimento de projetos
Originalmente popularizada por Everett Rogers, o modelo de Curva S foi feito para avaliar a rapidez com que as inovações entram no mercado, são adotadas e se tornam amplamente difundidas. A curva S também pode ajudar os tomadores de decisão a prever quando é o momento certo para iniciar um projeto e, posteriormente, modelar seu progresso.
A base da curva S é uma fase de crescimento lento e baixo. Lento é um termo relativo, já que em um ambiente de rápida inovação e mudança, ninguém pode se dar ao luxo de ser muito lento. Mas para uma empresa que está explorando uma ideia e a possibilidade de um projeto para concretizá-la, a base da curva representa um período de investigação em que ainda poucos recursos foram comprometidos. O objetivo desta fase é verificar se há realmente uma oportunidade em uma ideia – ou não. Nesta fase você deve buscar respostas para seis questões fundamentais e importantes. Listamos elas abaixo. Confira!
O projeto já foi feito antes?
É importante determinar, na medida do possível, se existe um mercado para um produto ou serviço proposto. Para fazer isso, explore o problema que ele resolverá para os possíveis clientes, se existe a necessidade de uma solução ou se você estará enfrentando concorrentes já estabelecidos. Em caso afirmativo, há uma característica distintiva em sua ideia que pode dar a ela uma vantagem competitiva? É importante definir o nicho exclusivo que você espera preencher no mercado. Quanto mais recente for a ideia, mais tempo será necessário na extremidade inferior da curva S para explorá-la – evite iniciar o projeto imediatamente.
O projeto faz parte do seu negócio principal e irá alavancar seus pontos fortes? Ou você estará se aventurando em uma área/tecnologia/indústria completamente nova?
Quanto mais longe do negócio principal, mais tempo você precisará gastar na extremidade inferior da curva S. Além disso, considere o número de projetos que você já tem fora de seu negócio principal. Ter muitas iniciativas pode comprometer o projeto a ponto de colocar sua empresa em risco. Para não correr riscos, você pode trabalhar a seguinte divisão: 60% dos projetos focados no core business da empresa, 30% na área de negócios adjacentes e 10% de projetos longe do seu core business.
Você pode definir claramente o escopo do projeto?
Quantos dos requisitos você conhece, entre 1 a 100%? Se você tiver menos de 50% de clareza sobre o que o projeto entregará, continue explorando para definir melhor a ideia. A teoria de gerenciamento de projetos defende que é preciso ter 100% dos requisitos definidos no início da ideia, mas sabemos que na prática é difícil. Por isso, pode-se dizer que ter entre 80% a 90% dos requisitos definidos é importante para passar para o próximo estágio do projeto.
Qual é o custo do investimento?
Isso pode determinar quais recursos serão necessários – financeiros, humanos, tempo de gerenciamento – e estabelecer se eles estão disponíveis internamente ou terão de ser adquiridos externamente. Isso é algo com que podemos e queremos nos comprometer? Lembre-se de que os projetos podem ser caros e têm alta probabilidade de custar mais do que o planejado originalmente. Vale lembrar que essa não é apenas uma questão financeira, ela pode consumir mais recursos e tempo de gerenciamento também.
Dessa forma, é importante esclarecer, antes de iniciar o projeto, quem vai custear, além de garantir o comprometimento dos recursos, inclusive do tempo dedicado pelos executivos. Todas essas são decisões importantes a serem consideradas na extremidade inferior da curva S.
Você tem a adesão dos principais líderes e da organização em geral?
Excelentes ideias e projetos brilhantes tornaram-se falhos devido à falta de adesão dos principais interessados. A fase de exploração deve chamar a atenção de líderes em torno do projeto, aumentando sua viabilidade. Você está obtendo adesão de partes interessadas cruciais? Existe um movimento ou inércia em torno da ideia, dentro da organização? Se houver vontade e apoio, os outros recursos necessários provavelmente estarão disponíveis.
Qual é o cronograma?
Estabeleça um cronograma para o cumprimento dos benchmarks necessários. Marcos apertados focam organizações e equipes, então use-os com sabedoria. Tenha dúvidas sobre os cronogramas de projetos que não passam um determinado tempo na fase de exploração.
Eventualmente, há um ponto de inflexão quando é hora de puxar o freio de mão ou desenvolver a ideia ativamente. Este joelho da curva S é o lugar para criar oficialmente um projeto, se você quiser seguir em frente. Neste momento, os recursos deveriam ter sido reunidos, o pessoal colocado, os objetivos articulados e o cronograma estabelecido. O projeto começa depois que as necessidades críticas sejam identificadas e atendidas, não antes. A parte traseira íngreme da curva S modela um período de crescimento explosivo. Quando um projeto é iniciado, ele deve estar pronto para ser executado, subindo rapidamente esta parte da curva.
Todos nós queremos criar projetos bem fundamentados que tenham maior probabilidade de sucesso. O ponto mais baixo da exploração da curva S é a oportunidade de determinar a viabilidade de uma ideia, montar as peças do quebra-cabeça necessárias para realizar a ideia ou determinar se é uma ideia cujo tempo ainda não chegou – e talvez nunca chegue. O melhor momento para encerrar um projeto é antes de ele ser iniciado. Iniciar um projeto apenas quando estiver pronto para ser executado da maneira mais rápida e eficiente possível maximiza a oportunidade de sucesso e o retorno sobre os recursos investidos nele.